業務が回るだけでデータが溜まる仕組みの作り方

やること

• ・現場の担当者が「毎回」「同じように」繰り返している作業を洗い出す
• ・その作業がExcel・メール・紙・口頭のどこで完結しているかを確認する
• ・作業の頻度（毎日／週次／月次）とかかっている時間をざっくり把握する

チェック観点

• ✓現場担当者に直接ヒアリングした（推測や又聞きで済ませていない）
• ✓「毎回同じ」と言える作業を最低1つ具体的に言語化できている

やること

• ・洗い出した作業を、いきなりシステム化せずスプレッドシート1枚に置き換える
• ・既存のExcelマクロや簡易フォームなど、今ある道具の範囲で始める
• ・『完璧な設計』より『今日から動かせる形』を優先する

チェック観点

• ✓初期投資ゼロ、または数万円以内で始められる形になっている
• ✓1週間以内に現場で使い始められる状態になっている

やること

• ・「入力するための新しい作業」を作らず、既存の行動の延長線上にデータ入力を組み込む
• ・担当者が普段どおり仕事をするだけで、裏側にデータが残る導線を設計する
• ・入力項目を必要最小限に絞り、選択式・自動入力を優先する

チェック観点

• ✓現場の作業手順・作業量を実質的に増やしていない
• ✓入力必須項目が3つ以内など、負担が最小化されている

やること

• ・入力・記録をしないと次の作業に進めない、または進めた方が楽になる導線をつくる
• ・記録した内容が本人にも見える形で返ってくる仕組み（進捗表示・自動集計など）を用意する
• ・『指示・徹底』ではなく『設計』で継続率を上げる

チェック観点

• ✓入力を忘れても、次の作業の中で気づける・巻き取れる仕組みになっている
• ✓特定の担当者がいなくても回る設計になっている

やること

• ・一定期間、業務に埋め込んだ状態を運用し、データが実際に溜まるのを確認する
• ・溜まったデータをもとに、集計・分析・AI活用（傾向把握・自動判定など）を検討する
• ・活用フェーズで得られた気づきを、再びステップ1「観察する」に戻して磨き込む

チェック観点

• ✓分析・AI活用を検討する前に、最低でも数週間〜数ヶ月分のデータ蓄積がある
• ✓活用後の気づきを次の業務改善につなげるサイクルができている